GTD 방식의 아이폰 일정관리 앱, Pocket Informant (포켓 인포먼트)

오늘은 제가 개인적으로 아이폰에서 가장 자주 사용하는 앱 중의 하나인 Pocket Informant (포켓 인포먼트) 를 소개할까 합니다. 포켓 인포먼트는 제가 아이폰을 쓰면서 가장 먼저 구매한 앱입니다.

GTD 방식의 업무 및 일정관리 툴, Pocket Informant

포켓 인포먼트는 시중에 나와있는 여러 가지 GTD(Getting Things Done) Tool중의 하나입니다. 
쉽게 말하면 일정 관리와 할 일(ToDo) 관리를 도와주는 앱인데  그러한 것을 GTD 방식으로 관리할 수 있도록 해주는 프로그램이라 보시면 되겠습니다.

아이튠즈에서는 이 앱에 대해 '통합 캘린더 기능과 GTD 기반의 태스크를 관리할 수 있도록 해주는 아이폰용 솔루션'이라고 정의하고 있습니다.

 

Pocket Informant 앱 소개 화면입니다. 마침 지금 세일중이네요.

보시면 아시겠지만 보통 1, 2불 하는 다른 앱과 달리 가격이 상당하죠? 제가 할인해서 구매했는데도 7.99달러에 구매했던걸로 기억합니다. 하지만 개인적으로 평가를 내리자면 충분히 그만큼의 값어치가 있는 프로그램이라고 생각합니다.  

대체 GTD(Getting Things Done)가 머냐?

사실 GTD하니까 좀 어렵죠? 
일정과 내 할일을 관리하는데 내가 하고 싶은대로 하면 되는거지 GTD가 머냐고 할 수 있을텐데요. 하지만 이 프로그램 자체가 GTD 방식에 기반을 두고 만들어진 프로그램이기 때문에 아무래도 GTD의 개념과 사상에 대해 이해하시는 것이 포켓 인포먼트를 훨씬 효율적으로 사용하는데 도움이 됩니다.

하지만 이 앱을 소개하기 위해 GTD에 대해서부터 설명하기는 어려운지라, 마침 GTD에 대해 잘 설명해놓은 모기업 HR 담당자의 슬라이드가 있어 이걸로 대체하고자 합니다.

직장인을 위한 GTD 시작하기

 

슬라이드이니 그림 보듯이 넘겨 보시면 '아 머 이런게 GTD구나, GTD 방식은 이렇게 관리를 하는구나' 하실겁니다.

장점과 단점

Pocket Informant의 장점을 저는 다음과 같이 봅니다.

• 구글과 연동하여 스케줄 관리를 할 수 있다. (머 이정도는 왠만한 일정관리 프로그램의 필수조건이죠 이젠...)
• 내가 등록한 일정(Event)과 할일(Task)을 하루, 한 주, 한 달 단위로 쉽게 확인할 수 있다.
• 알람기능을 제공한다.
• GTD의 장점을 제공한다. (GTD 툴이니까 당연한 것이겠지만 사실 이게 가장 큰 특징이라고 할 수 있겠죠)

반면 좀 아쉬운 점은

• 일정은 구글 캘린더와 연동이 되지만 할일은 (직접적으로는) 구글 태스크와 연동이 되지 않는다는 점.
• 아무래도 친숙한 개념이 아닌 GTD를 모른다면 사용에 어려움이나 복잡함을 느낄 수 있다는 점.

이 정도로 볼 수 있을 것 같습니다. 물론 순전히 제 개인적인 경험에 의한 것이고 저도 GTD를 모두 다 아는 것은 아니므로 사실과 다소 틀린 부분이 있을 수도 있겠지만 그냥 일반적인 보통정도의 지식을 가진 사용자의 한 사람으로써 제가 평가하는 장단점은 그렇다라고 정리할 수 있습니다.

일정(Event)과 할일(Task)의 두 가지를 관리한다.

그럼 몇가지 화면을 보시죠.

Today 화면에서는 현재 진행중이거나 기한이 지난 할일을 볼 수 있습니다.

포켓인포먼트에서는 관리대상을 일정과 할일의 2가지로 나누어 관리합니다.

일정은 쉽게 생각하면 몇시에 누구와의 약속이나 회의와 같은 스케줄로 생각하시면 되고 할일은 말그대로 해야 할일이죠. 수요일 저녁에 장을 본다거나 메일을 발송한다거나 언제까지 통장에 이체를 해야 한다거나 하는... (포켓인포먼트에서는 스케줄을 Event로 표현하고 할일은 Task로 표현합니다)

우측 상단의 두 버튼을 클릭해서 각각 Task와 Event를 등록할 수 있습니다. 

구글 캘린더와 연동하여 일정을 관리한다.

구글에 등록되어 있는 여러 가지 캘린더를 선별하여 사용할 수 있습니다.

 

포켓 인포먼트에서 약속과 같은 일정은 구글과 상호 동기화가 됩니다. 즉, 브라우저를 통해 구글 캘린더에서 등록하거나 또는 포켓인포먼트에서 직접 등록하면 서로 동기화가 됩니다. 물론 동기화를 하려면 아이폰에 이미 구글 계정이 등록되어 있어야 하겠죠?

일정과 할일을 한 눈에 편하게 볼 수 있다.

Calendar 메뉴를 클릭하면 일정과 할일을 일 단위나 주 단위, 월 단위 등 필요에 따라 여러 화면으로 다양하게 확인할 수 있습니다. 월 단위로 본다면 달력처럼 한 눈에 그 달의 일정과 할일을 볼 수 있습니다. 보다 자세한 내용을 보려면 주 단위 화면이나 일 단위 화면을 통해 보시는 것이 좋겠죠.

목록으로 보는 경우의 화면

 

주 단위 화면에서는 세부적인 시간까지 확인할 수 있습니다.

 

월 단위 화면에서는 그 달의 일정을 한눈에 확인할 수 있습니다.

 

저같은 경우 아이폰을 사용하기 전까지는 오래도록 윈도우 모바일 기반의 PDA폰을 사용하다보니 아웃룩 동기화를 통해 관리를 해왔습니다. 그래서인지 그 달에 예정된 모든 것을 달력처럼 한 눈에 보는 것에 익숙해져있어 월 단위 화면을 자주 보고 그날 그날의 일정은 Today 화면을 통해 체크하는 편입니다.

GTD 방식으로 할일 관리하기

Task 화면입니다. 화면에 어려운 말들이 많아 복잡해보일 수도 있는데 앞서 링크걸어드린 슬라이드를 통해 GTD의 개념을 이해하셨다면 저 용어들도 어렵지 않게 이해가 가실겁니다. GTD의 관리 사상을 그대로 구현한 것이라고 보시면 되니까요.

할일은 프로젝트로 묶거나 컨텍스트로 나누어 분류할 수 있습니다.

간단히 설명하자면 GTD에서는 모든 할일을 우선 메일함의 Inbox처럼 담아 두었다가 하나하나씩 해치우면서 Inbox를 비워간다고 보시면 되는데 이때 해야 할일 중 연관성이 있는 것들은 프로젝트로 묶어서 관리할 수 있고(Projects) 그 일들을 어디에서 해야 하는지(Contexts)도 함께 관리할 수 있습니다.

가령 회사업무는 보통 몇가지로 묶어서 관리하는게 가능하죠. 어떤 사내 프로젝트를 수행한다고 하면 그 프로젝트와 관련된 할일은 그 프로젝트로 묶어서 관리하는게 효율적이겠죠.

관련있는 업무는 프로젝트로 묶어서 관리한다.

또 일 자체도 장소에 따라 집에서 해야 할 일이 있고, 사무실에서 해야 할 일이 따로 있을겁니다. 이동중에 할일도 따로 있을 수 있죠.

컨텍스트에는 자신의 사무실이나 집 등을 등록합니다.

컨텍스트 등록시 위치정보를 저장해두면 이동시 GPS를 통해 할일 정보를 푸시합니다.

가령 특정인에게 업무메일을 보내는 것은 회사에서, 마트에서 장을 보는 것은 집에서와 같이 할일을 그 장소에 따라서도 구분할 수 있는데 이렇게 컨텍스트를 등록해 두게 되면 GPS를 통해 나의 위치를 알아내어 내가 출근해서 회사에, 또는 퇴근해서 집에 도착하거나 가까와지게 되면 그 장소에서 내가 하려고 등록해 두었던 할일 정보를 푸시해주어 미리 알려주는 기능을 제공합니다. 물론 이러한 기능을 사용하려면 컨텍스트를 등록할 때 해당 컨텍스트의 위치정보를 사전에 저장해 두어야 합니다. 

사무실에 도착하거나 가까와지면 알림창을 통해 내가 할일을 알려줍니다.

사실 할일을 등록해 놓고도 보지 않으면 완료기한을 넘겨버리는 경우가 많은데 내가 집이나 회사에 도착했을 때 거기서 해야 할 일을 따로 띄워서 보여준다면 상당히 유용하다고 할 수 있습니다.

포켓 인포먼트 설정

설정메뉴에서는 포켓 인포먼트에 대해 다음과 같은 여러 가지를 설정할 수 있습니다.

• 구글 캘린더와 연동시 연동할 캘린더를 선별하여 지정
• 등록한 업무를 태그 및 색깔별로 분류
• 오늘의 화면에서 보여줄 내용에 대한 세부 설정
• 구글 동기화 설정
• 백업 설정

이상으로 포켓 인포먼트에 대해서 소개해 보았습니다.

포켓 인포먼트의 내용은 상당히 많아서 저도 모든 기능을 사용하는 것은 아닙니다만 이 정도 기능만 알고 있어도 회사에서의 업무나 집에서 할일 등의 모든 것을 효율적으로 관리하는데 부족함이 없을 것이라 생각합니다.

현재 버전이 1.67인데 지금 2.0 버전이 개발중에 있다고 하니 조만간 혁신적인 기능을 가진 메이저 업그레이드 버전를 기대해 볼 수 있을 것 같습니다.

부족하나마 소개 글이 도움이 되었으면 좋겠네요.
이상 라스모르였습니다. ^^;